Information Lifecycle Management (ILM) und Hierarchisches Storage Management (HSM)

Einleitung zu ILM und HSM

Informationen bedeuten Macht und werden als strategischer Wettbewerbsvorteil genutzt. Gerade die zunehmende Globalisierung und die immer größer werdende Informationsflut lassen die Daten zu einem zentralen Thema der heutigen Zeit werden.
Vor allem wenn Kundenorientierung und Service an erster Stelle stehen. Müssen Daten von Kunden immer wieder neu erfragt werden, dann verstärkt sich das Gefühl beim Kunden, dass man nicht wichtig genommen wird.

Aber diese Datenflut muss auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. So müssen personenbezogene Daten entsprechend gut gesichert, aber auch entsprechend gelöscht oder eben archiviert werden.

Aber nicht nur gesetzliche Vorgaben können ILM und HSM umsetzen. Ein großer technischer Vorteil ist die Reduzierung von Daten auf aktiven Medien. Dies verkleinert das Backup-Fenster und verkürzt eine möglich Full-Recovery deutlich. Auch vereinfacht ILM durch zentrale Vorgaben die Arbeit der EDV beim Löschen von Alt-Daten.

Mit der Hilfe der HSM Funktion werden alte Dateien von den produktiven Medien (Festplatten oder SSDs) auf andere langsame Platten verschoben, ohne das der User den Zugriff auf diese Daten verliert.

ILM (Information Lifecycle Management)

Als erstes müssen die Begriffe ILM und HSM erklärt werden. Unter ILM (Information Lifecycle Management) wird die Verwaltung der einzelnen Phasen im "Leben" einer Datei verstanden. Eine Datei wird neu erstellt, ist erst mal sehr wichtig und wird häufig genutzt. Später greifen die Anwender nur noch selten auf die Datei zu, eventuell wird sie nie wieder genutzt, sie wird einfach vergessen, aber natürlich nicht gelöscht. Die Datei liegt einfach auf einem Fileserver, dieser Fileserver wird täglich gesichert und in jeder Vollsicherung werden auch selten genutzte Dateien jedes Mal mit gesichert. Effektiver wäre es, wenn diese selten genutzten Dateien erkannt und auf andere kostengünstige Medien verschoben werden würden. Dies spart Speicherplatz auf dem Fileserver, reduziert Backup-Laufzeiten und verkürzt möglich Recovery-Zeiten.
Wichtig wäre auch eine Erkennung, welche Dateien wichtig sind oder auch speziell aufbewahrt werden müssen. Damit können dann auch gesetzliche Vorgaben, zum Beispiel für Buchhaltungsdaten, erfüllt werden.

ILM und DSGVO

Mit dem "Information Lifecycle Management" lassen sich gesetzliche Vorgaben aus dem DSGVO umsetzen. So müssen zum Beispiel personenbezogene Daten dann gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Das bedeutet ein Angebot oder ein Informationsschreiben muss zeitnah wieder gelöscht werden, wenn diese Daten nicht zum Beispiel für die Buchhaltung (GoBD)) benötigt werden. Dies kann ein ILM System erledigen. Dort wird dann genau definiert, welche Dateien mit welchem Alter oder Zustand gelöscht oder eben archiviert werden müssen. Dies kann dann über den "Kundenzustand" gesteuert werden. Hat der Kunde gekauft, müssen die Informationen eventuell 10 Jahre aufbewahrt werden. War er aber nur Interessent, dann müssen die Dateien und Informationen zeitnah gelöscht werden.

Direkt in der Kundenverwaltung sind diese Aufgaben ja recht einfach zu lösen, alle benötigten Informationen sind im System vorhanden. Kunde hat gekauft, Rechnung mit Datum und plus 10 Jahre als Sperrfrist. Aber dies muss jetzt auch auf Dateien und andere Daten ausgeweitet werden. Der Kundenschriftverkehr muss auch berücksichtigt werden und dies sind in vielen Fällen einfach unstrukturierte Daten (Office-Dokumente, Anfragen des Kunden und Angebote für den Kunden, sowie zum Beispiel Daten über den Projektstatus.), die auf Fileservern liegen. Und ein manuelles Löschen ist nicht möglich, wer soll denn die Freigaben erteilen? Also zentral von der Kundenverwaltung über ein ILM System verteilen.

HSM (Hierarchisches Storage Management)

Der Begriff HSM bedeutet Hierarchisches Storage Management. In der HSM-Welt gibt es für Daten unterschiedliche Speichermedien. Schnelle und sichere Festplatten oder SSDs für wichtige und häufig genutzte Daten, langsame Festplatten (NL-SAS) für selten genutzte und zum Beispiel Bandmedien für alte und eigentlich unwichtige Daten. Für einen HSM müssen mindestens 2 Ebenen vorhanden sein, es können aber auch 5 oder 6 sein. Neben der Hardware (Festplatten, NAS-Systeme, RAID-Systeme, Bandlaufwerke und verschiedene Medien) wird auch noch eine Software zur Verwaltung benötigt.
Diese Software ist sehr wichtig, erstens wird über sie bestimmt, welche Dateien nach welcher Zeit und in welchem Zustand auf andere Medien verschoben werden. Aber mindestens genauso wichtig ist es, das der Endanwender seine Datei trotzdem wieder findet, wenn er sie nach "Jahren" dann doch noch benötigt. Und der Endanwender vermutet seine Datei immer noch dort, wo er sie abgelegt hat. Deswegen verschiebt die HSM-Software nicht nur einfach, sondern hinterlässt am Ursprung einen Eintrag, wo die Datei jetzt abgelegt ist.
Klickt der Anwender jetzt auf seine alte Datei, so schaltet sich die HSM-Software dazwischen und sagt dem Betriebssystem wo die Datei wirklich liegt. Das Betriebssystem holt sich die Datei dann vom NAS-System oder Bandlaufwerk und stellt sie dem Anwender zur Verfügung. Der Anwender merkt also nicht einmal, außer dass es eventuell etwas länger dauert, das seine Datei nicht mehr dort ist, wo er sie abgelegt hat.
Der Vorteil für die EDV ist aber, dass jetzt nur noch wichtige und wirklich benötigte Dateien auf den teuren Festplatten liegen und damit auch gesichert werden. Natürlich müssen auch die migrierten (verschobenen) Dateien gesichert werden, aber nicht in jeder Vollsicherung. Es reicht ja völlig aus, wenn sie ein- oder zweimal gesichert wurden und danach werden sie ausgeschlossen, sie werden ja nicht verändert, da nur die HSM-Software Zugriff auf diese Dateien hat und das nur lesend.
Je nach Struktur der Daten können große Speicherbereiche auf den Fileservern frei werden, Vollsicherungen lassen sich ohne Probleme in kürzerer Zeit und weniger Aufwand durchführen und ein Full-Restore ist in kürzerer Zeit erledigt. Gerade beim Full-Restore ergibt sich der Vorteil, dass die wirklich benötigten Dateien viel schneller wieder verfügbar sind.
Wer braucht eine HSM-Lösung? Jeder der Plattenplatz auf primären Fileservern sparen muss oder mit dem Zeitfenster bei Backup oder Restore nicht mehr hinkommt. Also eigentlich alle, die große Datenmengen möglichst kostengünstig und effektiv verwalten müssen.

Fazit Information Lifecycle Management und Hierarchical Storage Manager

Eine professionelle Planung macht eine reibungslose Implementierung erst möglich. Und nur dann lassen sich rechtliche Vorgaben (ILM, Löschfristen) erfüllen und Kosten (HSM) einsparen. Sehr wichtig sind hierbei, die geforderten Funktionalitäten und die vorhandene Hardware zu berücksichtigen.
Eine recht umfangreiche Aufgabe, gerade für den Mittelstand. Wir beraten Sie gerne zu diesen Lösungen.